Mengurus Perubahan Kartu Keluarga (KK) #BirokrasiIndonesia

Halo, ini adalah postingan kedua saya tentang pengalaman berurusan dengan birokrasi di Indonesia. Postingan pertama dulu, sih, soal mengurus paspor di kantor imigrasi kelas I Surabaya, yang pelayanannya memuaskan! :D

Nah, tapi itu kinerja birokrasi di pusat kota besar ya. Bagaimana kalau di kabupaten, hayo? :P Let me share my experience. 

Kebetulan, awal bulan ini saya baru mengurus pembaharuan KK karena status ayah saya yang sudah meninggal dan tidak terhitung sebagai penduduk lagi. Pembaharuan ini perlu dilakukan karena saling terkait dengan administrasi lain, misalnya ibu saya harus mengganti status pernikahan di KTP nya menjadi cerai mati, ibu saya berganti status menjadi kepala keluarga, daftar tunjangan suami harus dihapus dari gaji ibu, dan lain-lain (semuanya perlu lampiran KK baru untuk mengurus).

Selain nama ayah saya yang harus dihapus dari KK (😢), pendidikan dan pekerjaan yang mengalami perubahan status juga bisa diperbaharui. Misalnya, adik saya yang semula status pendidikan terakhirnya tertulis SMP, saat ini berubah menjadi SMA dan statusnya mahasiswa/pelajar. Sedangkan saya, yang semula berstatus mahasiswa, menjadi berstatus karyawan swasta.

Total waktu yang dibutuhkan untuk pembaharuan KK ini adalah 2 minggu + 2 hari. Tergantung apakah kita bisa mengurus dalam sekali waktu atau tidak.

1 hari untuk mengurus dokumen di kelurahan dan minta tanda tangan di kecamatan.

1 hari untuk mengurus dokumen di DISPENDUKCAPIL (ini yang paling rumit. kalau berkas kurang lengkap harus kembali lagi dan mengantri dari awal sedangkan antriannya 100an perhari)

2 minggu untuk jadwal pengambilan KK baru

Langkah 1

Mengajukan rencana pembaharuan KK ke kelurahan. Ini hanya butuh waktu 15 menit jika tidak ada antrian. Dokumen yang perlu dibawa: KK lama asli dan fotokopi, surat kematian anggota keluarga yang akan dihapus namanya (bisa pakai fotokopi karena arsip asli pasti dibutuhkan lagi), fotokopi KTP, ijazah terakhir, dan akte kelahiran seluruh anggota keluarga yang terdaftar di KK

Nah, pihak kelurahan nanti akan memberikan blangko perubahan KK. Kalau petugas kelurahanmu tidak berinisiatif untuk mengisikan blangkonya, kalian bisa meminta mereka untuk membantu mengisi.

Kertas tersebut berukuran dua kali map. Isinya berupa informasi perubahan KK. Jika tidak teliti, bisa memengaruhi hasil KK baru nanti.

Saran saya, di kelurahan ini, mintalah petugasnya untuk membantu mengecek apakah dokumenmu ada yang kurang atau tidak. Supaya ketika di kantor DISPENDUKCAPIL tidak terhambat.

Langkah 2

Ke kecamatan untuk minta tanda tangan kepala kecamatannnya. Hanya butuh waktu 10 menit jika tidak ada antrian dan orang yang berwenang sedang ada di tempat. Saran, datang lebih pagi. Di kecamatan saya, Wates, di atas jam 11 sudah sepi dan tidak semua petugas jaga ada di tempat, Saya malah disuruh mengurus di loket e-KTP, satu-satunya loket yang ada petugasnya.

Langkah 3

Membawa blanko perubahan KK yang sudah di tanda tangani dan semua dokumen yang dibutuhkan. Pastikan sudah membawa lengkap ya!

Saya mengurusnya di DISEPNDUKCAPIL Kabupaten Kediri. Di hari pertama, saya datang setelah jam istirahat. Saya pikir masih bisa karena kantor tutup jam 16.00 WIB. Ternyata loket pendaftaran sudah ditutup sejak pukul 11.00.

Hari berikutnya saya datang pukul 08.00. Di lokasi, puluhan orang sudah mengantri di loket pendaftaran. Tempat duduk yang disediakan untuk menunggu, sudah habis.

Kesan pertama: Crowded dan minim informasi! Sepertinya tidak ada informasi tertulis maupun lisan tentang apa yang harus dilakukan sebelum mendaftar, cara mengantri, dll. Antrian sangat sangat sangat panjang dengan kecepatan kinerja yang terbilang lambat karena jarak antrian 1 ke yang lain bisa 10-20 menit.

Ternyata, cara mengantrinya adalah dengan menumpuk berkas kita di meja petugas. -__-

Saya diharuskan membeli map di koperasi sesuai dengan tujuan mengurus KK. Ada 2 jenis yaitu map perubahan KK baru, map pembuatan KK baru.

Setelah menunggu 45 menit, nama ayah saya (kepala keluarga yang tertera di KK) dipanggil oleh petugas. Beliau meminta saya untuk melampirkan surat kematian asli. Karena tidak membawanya dan jarak rumah saya 30 menit dari lokasi, saya meminta alternatif lain. Akhirnya saya diminta mengisi blanko surat kematian yang tersedia di loket. Setelah dokumen diverifikasi, saya baru mendapat nomer antrian.

Sebenarnya kalau paham dokumen apa saja yang perlu dibawa tidak masalah. Tapi saat saya mengurus, banyak sekali masyarakat yang merasa dipersulit karena dokumen dianggap tidak lengkap. Ini kayak lingkaran setan administrasi gitu, sih, menurut saya :( Ada yang tidak punya akte lahir sekaligus tidak punya ijazah karena tidak sekolah atau ijazah hilang jadi harus mengurus akte dulu (Akte lahir ibu saya juga tidak ada, tapi ijazah bisa jadi pengganti). Ada yang tidak paham dokumen apa saja yang harus dibawa tapi petugas tidak membantu menjelaskan apa saja yang kurang dan bagaimana cara mengurusnya. Ada yang sudah sepuh sekali dan terlihat lelah karena lamannya mengantri. Banyak banget yang harus pulang lagi karena dokumen ditolak, tapi mereka kurang dibantu untuk informasi yang lebih detail.

Setelah mendapat nomer antrian, nama yang mengajukan permohonan perubahan akan dipanggil di loket yang lain. Setelah dipanggil, saya mendapat tiket yang tertera jadwal pengambilan KK baru yaitu dalam jangka 2 minggu. Selesai! Saya menghabiskan 5 jam untuk mengurus di sini.

Saran: Sebelum ke dispenduk capil, cek website untuk kelengkapan dokumen yang dibutuhkan sesuai tujuan pengurusan KK. Beda tujuan, beda kasus, beda persyaratan kelengkapan dokumen. Jika informasi di website tidak tersedia, langsung tanya di kelurahan.

Jangan sampai sudah mengantri lama tapi diminta kembali lagi untuk melengkapi dokumennya. T.T Buang waktu...

Selamat mencoba! Jangan lupa bawa buku, headset, powerbank, dan minum untuk menunggu antrianmu dipanggil agar tak tenggelam dalam bosan :D